Первичный учет документов, хозяйственные операции:
Документирование хозяйственных операций (Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности РФ.) Приказ Минфина РФ от 30.12.1999г. №107н; от 23.03.2000г. №31н (выдержки):
1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Требования главного бухгалтера (далее под главным бухгалтером понимаются также лица, ведущие бухгалтерский учет в случаях, предусмотренных подпунктами «б», «в», «г» пункта 7 настоящего Положения) по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.
2. Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники). Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а по документам, форма которых не предусмотрена в этих альбомах и утверждаемым организацией, должны содержать обязательные реквизиты в соответствии с требованиями абзаца первого настоящего пункта. В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.
3. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации) рекламно выставочные стенды. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.
4. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции. При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно – кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
5. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений.
6. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы
7. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
ПОРЯДОК
ПРИМЕНЕНИЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ
УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 24 марта 1999 г. № 20
В соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.07.97 № 835 «О первичных учетных документах» Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации.
В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно – распорядительным документом организации.
Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.
При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.
Перечень документов первичного учета:
- счет-фактура;
- счет на оплату;
- товарная накладная (Торг-12);
- накладная на внутреннее перемещение (торг-13);
- расходно-приходная накладная (торг-14);
- приходный кассовый ордер (Ко-1);
- расходный кассовый ордер (Ко-2);
- платежное поручение;
- платежное извещение №ПД от 18.02.2005г. №ММ-6-10/143/07-125В;
Путевые листы для Индивидуального предпринимателя:
- легкового автомобиля (Пл-1);
- грузового автомобиля (Пг-1);
- автобуса (Па-1№68);
- журнал регистрации путевых листов автотранспортных средств;
- доверенность (М-2 №71а)
Правила ведения путевых листов (Приложение №5 к приказу Минтранса России от 30.06.2000г. №68):
1. Настоящий Порядок устанавливает единые правила применения на территории Российской Федерации путевой документации при использовании автотранспортных средств индивидуальными предпринимателями.
2. Порядок обязателен для всех индивидуальных предпринимателей (далее – предприниматель), эксплуатирующих автотранспортные средства на правах собственности, аренды или других законных основаниях, при осуществлении ими перевозочной деятельности на коммерческой основе или за собственный счет для производственных целей.
3. Путевой лист предпринимателя (далее – путевой лист) – документ, подтверждающий выполнение им перевозки грузов или пассажиров, и может быть использован для осуществления мониторинга транспортных услуг, выполняемых предпринимателем.
Примечание. При привлечении органами местного самоуправления предпринимателя на договорных (контрактных) условиях по перевозке пассажиров автобусами по утвержденной ими маршрутной сети допускается применение форм путевых листов, установленных для юридических лиц.
4. При применении наемного труда работников путевой лист каждому водителю оформляется предпринимателем или специально назначенным им лицом.
Путевой лист оформляется самим предпринимателем, если он непосредственно управляет автотранспортным средством.
5. Путевой лист действителен в течение одного дня. На более длительный срок он действителен в случае, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены) вне места постоянной стоянки автотранспортного средства.
6. Путевой лист должен находиться у водителя в течение всего рабочего времени и предъявляться по требованиям сотрудников милиции и работников Российской транспортной инспекции.
7. Путевые листы предприниматели обязаны хранить в течение 5 лет.
8. Заполнение реквизитов путевого листа производится в соответствии с настоящим Порядком.
9. Заполнение путевого листа производится в следующем порядке:
9.1. В строке «Путевой лист» проставляется его учетный номер.
9.2. Под названием документа проставляется дата, в течение которой он действителен (число, месяц, год).
9.3. В разделе «Предприниматель» указываются сведения, идентифицирующие предпринимателя, а именно:
- фамилия, имя, отчество, домашний адрес и номер телефона предпринимателя.
9.4. В строках «Водитель» и «Номер водительского удостоверения» записываются фамилия и инициалы водителей,
работающих по найму по данному путевому листу, и номера их водительских удостоверений на право управления автотранспортным средством.
9.5. В строке «Лицензионная карточка» указывается вид лицензионной карточки и ее регистрационный номер.
9.6. В строках, идентифицирующих автотранспортное средство, указывается марка автотранспортного средства и прицепа, их регистрационные номера.
9.7. В строке «Водитель по состоянию здоровья к управлению допущен» проставляется подпись работника, уполномоченного предпринимателем на проведение предрейсового медицинского осмотра, удостоверяющая состояние здоровья водителя, работающего по найму, и допуск его к управлению автотранспортным средством.
9.8. В строке «Автомобиль технически исправен. Выезд разрешен» при выезде водителя на линию, работающего по найму, проставляется подпись лица, отвечающего соответствующим квалификационным требованиям на проведение предрейсового технического осмотра.
9.9. В строках «Выезд» и «Возврат» указываются дата (число, месяц, год), фактическое время (в часах и минутах) и показания спидометра при выезде и возврате автотранспортного средства.
9.10 технический осмотр автомобиля в _____, технический осмотр гаи В разделе I отражается выполнение транспортных услуг в течение рабочей смены при осуществлении предпринимательской деятельности.
9.11. Раздел II заполняется предпринимателем на основании результатов транспортной работы за весь период действия путевого листа.
В путевых листах № ПГ-1, N ПА-1 и N ПЛ-1 в разделах «Результаты использования грузового автомобиля», «Результаты
использования автобуса», «Результаты использования легкового автомобиля» проставляются:
общий пробег автотранспортного средства, который определяется как разность между показаниями спидометра при выезде и возврате к месту постоянной стоянки автотранспортного средства;
время в работе, которое определяется как разность между временем выезда и временем возврата к месту постоянной стоянки автотранспортного средства за вычетом времени обеда и отдыха водителя;
объем перевезенного груза (количество перевезенных пассажиров автобусом), который определяется как суммарное количество груза (пассажиров), перевезенного за все время работы по данному путевому листу.
9.12. Путевой лист при окончании работы заверяется личной подписью предпринимателя.
9.13. Раздел «Особые отметки» предназначен для фиксации проведенных проверок сотрудниками милиции и работниками Российской транспортной инспекции.
10. Журнал регистрации путевых листов автотранспортных средств индивидуального предпринимателя (далее – Журнал регистрации) – документ, в который заносятся данные по каждому автотранспортному средству при использовании его для осуществления предпринимательской деятельности:
учетный номер путевого листа;
государственный регистрационный номер;
Ф.И.О. лица, управляющего автотранспортным средством;
дата и время выезда на линию;
дата и время окончания работы на линии.
11. Журнал регистрации хранится предпринимателем в течение 5 лет после даты последней записи.
12. Предприниматели, а также лица, специально ими назначенные, при оформлении путевой документации обязаны обеспечивать достоверность и полноту заполнения реквизитов путевых листов и Журнала регистрации.
13. Проверка соблюдения установленного Порядка заполнения путевых листов и Журнала регистрации осуществляется органами Российской транспортной инспекции.
По требованию органов Российской транспортной инспекции предприниматели обязаны представить для проверки путевые листы и Журнал регистрации.
Примечание. Листы журналов регистрации и бланки путевых листов должны соответствовать формам, установленным приложениями № 1 – 4 к настоящему Приказу, и могут изготавливаться типографским способом, с помощью принтера, множительной техники или иным способом, обеспечивающим аккуратное оформление указанных документов.